Process de communication interne

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur à l’aide d’outils pratiques

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1/ Contexte

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle de la vie d’une entreprise et d’une équipe.

Dès la phase de recrutement, et jusqu’à sa complète intégration, le nouvel arrivant va pouvoir mesurer la qualité du contexte environnemental de la structure, l’attention et la valorisation que ses collègues et managers vont lui porter, et l’envie de s’investir complètement dans son nouveau rôle.

L’intégration de ce collaborateur passe par l’accompagnement dans la maîtrise des aspects techniques de son travail, et dans la bonne compréhension des codes culturels et sociaux propres à l’entreprise.

Cette bonne intégration permettra de répondre aux enjeux de l’entreprise (amélioration de l’efficacité et de la performance, construction de parcours professionnels, fidélisation des employés à long terme pour réduire les coûts de turn over, augmentation de l’attractivité) et aux enjeux de l’employé (adhésion à la culture de l’entreprise, investissement dans le travail, engagement à moyen ou long terme)

2/ Objectifs

Le processus d’intégration doit permettre aux nouveaux collaborateurs d’acquérir les compétences techniques nécessaires et les connaissances sociales pour s’adapter rapidement à la vie de son équipe. Ce processus doit être réfléchi en amont, construit et partagé par l’ensemble des services de l’entreprise (direction, ressources humaines et autres services).

La procédure d’accueil doit donc faciliter la création d’un lien entre le manager et son nouveau collaborateur avec son équipe, tout en transmettant les informations nécessaires dès le premier jour.

3/ Méthode

Au-delà d’une bonne communication au sein de l’entreprise et de l’équipe, le déploiement de divers éléments doit venir en aide aussi bien aux managers qu’aux nouveaux entrants, et rendre opérationnelle l’arrivée du nouveau collaborateur.

Les différents outils doivent être proposés à la fois au manager et au nouveau collaborateur.

Pour les managers

Un kit d’intégration doit être envisagé, qui permettra à l’entreprise de communiquer les enjeux spécifiques de culture d’entreprise et d’harmonisation des pratiques, et aux managers de faciliter l’arrivée du nouveau venu au sein de l’équipe et de l’accompagner dès son recrutement et plusieurs semaines après son arrivée. Sous forme d’un guide pratique, d’une check-list ou de fiches incollables, ce document formalise les actions à mettre en place :
- avant l’arrivée (ex : prévenir l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur, le support technique pour les outils informatiques, préparer le planning des premiers rendez-vous…)
- le premier jour (ex : présenter le collaborateur à l’équipe, distribuer un welcome kit, surveiller le bon fonctionnement des outils informatiques…)
- lors de la période d’essai (ex : faire un entretien au bout de quelques semaines, vérifier que les formations nécessaires ont bien été réalisées…)

Pour les nouveaux collaborateurs

Un welcome kit sera distribué au nouvel arrivant, comprenant par exemple :
- un guide de bienvenue pour familiariser le nouveau collaborateur au fonctionnement de l’entreprise, avec un mot d’accueil, les informations essentielles (accès à l’intranet, à divers documents sur le serveur, aux ressources communément utilisées au sein de l’entreprise…), à l’organisation des bureaux ou salles de réunions, les numéros des proches collaborateurs …
- un kit d’accueil comprenant les indispensables du bureau, comme des mugs, cahiers, stylos …
- le badge d’entrée du bâtiment

Enfin, une vidéo d’accueil, mettant en scène les managers et collaborateurs au sein de l’environnement de travail, dynamique et motivationnelle peut également être envoyée en amont de l’arrivée du collaborateur ou bien visionnée lors d’un jour spécifique d’intégration au sein de l’entreprise.

4/ Suivi dans le temps

La principale préoccupation concernant l’intégration des nouveaux arrivants se fait bien évidemment lors de leur arrivée ; cependant, il est indispensable de maintenir un accompagnement et une disponibilité de la part des managers les mois qui suivent.

Outre la proposition d’entretiens à mi-parcours de la période d’essai ou de rapports d’étonnement, certains outils pratiques peuvent être envisagés pour entretenir la culture d’entreprise, le sentiment d’appartenance à l’équipe et l’engagement du salarié à son travail.Cela peut passer par la distribution de calendriers annuels, incluant les grands évènements de l’année, ou de goodies qui peuvent servir au bureau (clé usb…).

Des activités d’implication d’équipe peuvent également être proposés, comme la participation à une carte de vœux via un photo call ou à une vidéo d’animation d’un séminaire.

5/ La réussite de l'intégration

Avec les bons outils en mains, le nouveau salarié, également acteur de son intégration, peut rapidement être opérationnel à son poste et pleinement intégré dans son équipe.

Le renforcement des liens entre les différents collaborateurs, l’écoute mutuelle et les échanges divers pourront contribuer à favoriser une meilleure efficacité et une motivation décuplée de toute l'entreprise.